Facilita comunicación digital transferencia de conocimientos

La nueva economía basada en el conocimiento, ha dado lugar a un cambio radical en la forma en que las personas interactúan en sus lugares de trabajo. Al ser el principal interés el uso efectivo y eficiente de la información y el conocimiento, las organizaciones están comenzando a trabajar en comunidades de redes, en lugar de una estricta jerarquía de unidades organizacionales. Este cambio tiene un impacto directo en la forma en que los administradores de recursos humanos, los arquitectos y los diseñadores de interiores conciben y desarrollan los ambientes de trabajo hoy en día. Sin duda, también se está dando un cambio hacia el uso eficiente y eficaz de los mecanismos de comunicación.

Tradicionalmente las oficinas, e incluso las áreas funcionales, se organizaban a lo largo de las jerarquías en lugar de adecuarse para quienes necesitaban trabajar juntos y para quienes se beneficiaban, en mayor medida, del intercambio de conocimientos. En la actualidad, cada vez más las organizaciones se gestionan por proyectos, en equipos integrados por miembros de diferentes áreas funcionales e incluso en equipos con alcance internacional. Esto implica que las empresas deben buscar cómo proporcionar ambientes de trabajo flexibles y colaborativos que faciliten el intercambio efectivo de conocimientos de manera presencial y virtual.

Dos de los elementos más significativos para desarrollar tal práctica dentro de la organización incluyen el apoyo y la cercanía entre los empleados y el uso de diversos mecanismos de comunicación. Para el primero, son fundamentales las cualidades de la dimensión espacial, tales como las relaciones entre los espacios, el espacio de uso mixto, la escala, la relación entre el interior y el exterior. Se requieren espacios diseñados para ofrecer un hábitat de alta calidad que apoye y fomente las relaciones sociales y, al mismo tiempo, comprenda la complejidad de las relaciones humanas como las que ocurren en el lugar de trabajo. Se requieren edificios que resuelvan eficazmente espacios intermedios que, al mismo tiempo, se conviertan en puntos de encuentro para albergar interacciones informales y una forma natural de llevar a cabo la transferencia de conocimiento. Enfocarse en el espacio de trabajo físico dará la visión necesaria para confirmar que el comportamiento puede ser inducido y predeterminado dentro de una disciplina que, a primera vista, parece tan lejos de la productividad y la comunicación como lo es la arquitectura.

Para el segundo, las mejoras en las tecnologías de la información han transformado los mecanismos tradicionales de comunicación que apoyan la transferencia de conocimiento de puramente formales, como los documentos y las reuniones de trabajo, a cada vez más informales y más diversos como los digitales. Los sistemas de gestión de documentos sólo son útiles para localizar información y están diseñados para el trabajador solitario y no abordan el contexto social de la creación de conocimiento. Dicho esto, herramientas con un fuerte ingrediente digital se han convertido en el apoyo dominante para el trabajo del conocimiento, como lo es el correo electrónico el cual tiene éxito porque es personal y social al mismo tiempo. Hoy más que nunca nos encontramos en un momento en el que los medios digitales inundan no solo nuestra vida personal, sino nuestros lugares de trabajo. Hemos de verlos como algo inevitable, e incluso con alto impacto en la efectividad del desempeño organizacional.

Es así que un elemento prioritario en la efectividad de la transferencia de conocimiento está siendo el análisis del paralelismo que se ha identificado entre las condiciones del espacio físico de trabajo y el comportamiento de las personas que lo habitan, con el uso de los medios digitales de comunicación y cómo se utilizan. Lo cierto es, que el espacio físico y los medios de comunicación digitales, son piezas claves e inevitablemente interdependientes para la transferencia del conocimiento en nuestros días.

La autora es Decana Asociada Académica, EGADE Business School.

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