Replanteándonos nuestros proyectos, replanteándonos nuestra productividad II
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Replanteándonos nuestros proyectos, replanteándonos nuestra productividad II

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Replanteándonos nuestros proyectos, replanteándonos nuestra productividad II

11/01/2019

En la columna pasada (la última de 2018) presentamos algunos consejos para replantear la productividad para aumentar nuestra capacidad de llevar a cabo los, siempre clásicos, proyectos de año nuevo. La lista que presenté está basada en los consejos de una experta de este tema que es capacitadora de Google. En aquel texto, se nos acabo el espacio, así que continuaré enumerando los tres tips que nos faltaron.

1. Haga que las reuniones funcionen según su horario; no al revés.

Un muy buen libro de Daniel Pink, (“When: The Scientific Secrets of Perfect Timing”, Riverhead Books, 2018), explica cómo nuestra capacidad para analizar hechos o pensar de manera creativa fluctúa a lo largo del día, todo de acuerdo con lo que él denomina nuestro “cronotipo”. Por ejemplo, si se es un “ave nocturna” natural, podría realizar un mejor trabajo analítico por la tarde o la noche, en lugar de la mañana, como la mayoría de las personas. Se trata entonces de determinar nuestro cronotipo, nuestro ciclo de trabajo, para ver en qué momento del día se nos da ser mas productivos, más eficaces.

Más allá del libro de Pink, todos conocemos personas que han determinado que sus “horas de energía” comienzan a las 7:00 am. Lo apropiado entonces es tomar 30 minutos a esa hora todos los días para comenzar un proyecto o asumir una tarea de alta prioridad sin posibilidad de interrupción. Es nuestro mejor “spot” de tiempo y hay que aprovecharlo. En ese momento nada de revisar el correo electrónico, hasta que este tiempo personal haya terminado.

En el estudio, se realizaron entrevistas a los a los empleados de Google, preguntándoles cuándo tienden a hacer su mejor trabajo. A menudo responden que por la noche. Pero cuando se pregunta por qué, casi todos responden: “porque estoy en reuniones todo el día”. Eso debe ser al revés. Hay que bloquear el tiempo en el calendario para uno mismo. Se trata, decía un amigo mío, de citas personales haciéndose no disponible para las agendas de otras personas, como casi todos hacemos.

Los ejecutivos que han adquirido este hábito siempre comentan que ha sido “un cambio de juego”. Un importante punto de quiebre en su manera de ser productivos

2. Si es muy productivo en el trabajo, trate de usar este mismo enfoque en su vida personal.

Muy frecuentemente muchos ejecutivos hacen comentarios como el siguiente: “Los viajes de trabajo que organiza la empresa para mí están perfectamente detallados. Aplicando el mismo ‘sistema’, tener unas vacaciones personales, en familia, deberían ser increíbles”. Pero, de hecho, muchas veces esas vacaciones fueron “bastante desordenadas”. Pues ese mismo empeño en planear bien un viaje de trabajo, debería ponerse en práctica al planear unas vacaciones personales, para que sean realmente vacaciones y exitosas.

Es aconsejable adoptar el mismo enfoque para evitar el agotamiento. El objetivo es esencialmente flexionar diferentes músculos cognitivos y sociales. Y, sobre todo, considerar que hay “unicidad”, es decir, debe haber equilibrio entre la vida personal y profesional y, lo que da buenos resultados. Por ejemplo, planear anticipadamente, prepararse y ser proactivo aplica en todos los ámbitos de nuestra vida, no sólo en los profesionales.

3. Revise la configuración de las aplicaciones en el celular

Sólo toma unos minutos y podría tener un impacto drástico. Pero, la mayoría de las personas se saltan este paso. Un consejo muy sencillo para mejorar la productividad es familiarizarse con la configuración de las aplicaciones que usa con más frecuencia. Muy probablemente descubrirá opciones para “atajos” y pueda lograr bloquear las interrupciones. Un amigo mío se sorprendió cuando supo que podía configurar el WhatsApp para que, en ciertos grupos de chat, elegidos por él, no sonara ni vibrara ni apareciera en pantalla cuando llega un mensaje, eso le ahorró muchísimas interrupciones, que son costosas en tiempo y, principalmente, son una distracción.

Es recomendable inspeccionar la configuración antes de sumergirse en una nueva aplicación y crear hábitos regulares para utilizarlas. Haga una pausa antes de “bajar” la aplicación, y descubra cómo hacer que funcione para usted. Es un buen consejo que funciona no solo para cuando se utilizan aplicaciones.

El autor es Profesor del Área de Política de Empresa (Estrategia y Dirección) en el Instituto Panamericano de Alta Dirección de Empresa (IPADE) y Director de Programas In-company en la misma institución.

El autor es Profesor del Área de Política de Empresa (Estrategia y Dirección) en el Instituto Panamericano de Alta Dirección de Empresa (IPADE) y Director de Programas In-company en la misma institución.

Las expresiones aquí vertidas son responsabilidad de quien firma esta columna de opinión y no necesariamente reflejan la postura editorial de El Financiero.