Ya sea por alguna necesidad de la organización o para la mejora de procesos, con frecuencia trabajamos en proyectos como implementación de algún sistema de gestión o herramienta de Lean Manufacturing. Para esto, comenzamos con un diagnóstico de la situación actual para posteriormente dar pie a un plan de trabajo con tareas específicas, fechas compromiso de terminación y responsables. A dicho plan se le da seguimiento hasta cumplir el 100 por ciento de las tareas y por fin poder decir “completado”, “ya somos ISO 9001″ o “implementamos 5S”, según sea el proyecto.
Después, con el paso del tiempo y para nuestra sorpresa el esfuerzo hecho por meses se ha ido, algo ocurrió, aquellas actividades implementadas durante el proyecto como pizarrones para documentar la información de producción, registros de validación de proceso, checklist de auditorías de 5S, etc. no se usan más, obligándonos a comenzar de nuevo.
Lo anterior puede suceder por varias razones, siendo la más constante, es que nos concentramos en cumplir con las actividades y fechas definidas en el plan de trabajo y no en por qué se está implementando el proyecto, es decir, nos enfocamos en las formas y no en los fondos.
Partiendo de mi experiencia en la implementación de sistemas de gestión y proyectos, los elementos importantes para no perder de vista los fondos y así lograr proyectos sostenibles son:
· Identificación del proyecto.
Todas las organizaciones, aun contando con sistemas de gestión certificados y herramientas de manufactura esbelta implementadas, cuentan con áreas de oportunidad para mejorar sus procesos.
La clave está en voltear a ver aquellos proyectos que se alineen con las necesidades actuales de la organización, de lo contrario por más relevante que sea el proyecto, este no atraerá la atención de la alta dirección y tendrá más posibilidades de fracasar. ¿Pero cómo saber cuando un proyecto es relevante para la alta dirección?, la respuesta es estar cerca de ellos escuchando qué retos enfrenta la compañía. Por ejemplo, en una compañía donde el reto es “reducción de costos”, siempre serán bienvenidos los proyectos enfocados a ahorros, siendo el ahorro mismo el fondo de los proyectos.
· Involucramiento de los participantes
En ocasiones el líder del proyecto define las acciones específicas en su plan de implementación y trata de imponerlas a los involucrados, causando que estos no “compren” la idea porque no lo ven como un beneficio.
Aquí la clave es escuchar la opinión del equipo desde el comienzo del proyecto y confirmar si las propuestas resolverán el problema que afrontan, de esta manera estaremos buscado el fondo en las actividades en lugar de solo implementar acciones que no tengan beneficio a vista de los involucrados.
· Practicidad
Plantear actividades robustas para la ejecución de un proyecto complica la implementación y sostenibilidad, por eso una vez que se involucra a los participantes es clave definir con ellos actividades lo más practicas posibles sin perder el objetivo, con esto lograremos constancia y evitaremos que se aborten las tareas.
· Evaluación y ajuste
Para garantizar que no se pierdan los fondos es importante evaluar constantemente si el objetivo está siendo cumplido, tener ojos más críticos de las cosas y no asumir que el solo hecho de que los involucrados están dando seguimiento a las cosas sea garantía de que el fondo se está logrando. Hay que realizar los ajustes necesarios cuando veamos que los fondos no son logrados, aun cuando las actividades son realizadas en tiempo y forma.
Si bien las formas ayudan en gran medida a tener una implementación ordenada del proyecto y a medir avances para reaccionar de ser necesario, no perder de vista los fondos es crucial para que las actividades implementadas no carezcan de beneficios y sobre todo para que los involucrados vean en todo momento el por qué y para qué de implementar el proyecto en cuestión. Logrando lo mencionado anteriormente, habría más posibilidades de lograr la sostenibilidad del proyecto por un largo tiempo.
El autor es miembro del Comité de Excelencia Operacional y Cadena de Suministro de Index Nuevo León.
Contacto: comites@indexnuevoleon.org.mx
