Ricardo Cruz: Estrategia digital para el cumplimiento de comercio exterior

Cuando las organizaciones desarrollan estrategias para la implementación de una matriz de riesgo con la finalidad de poder tener un cumplimiento legal al comercio exterior, nos enfrentamos de inmediato con la diversidad de departamentos involucrados comenzando directamente con Logistics, Import & Export, Trade Compliance, Tax, sin embargo se puede ir extendiendo a Warehouses, Direct & Indirect Procurement, Facilities, Security, Information Techonolgies, Human Resources, incluyendo Sales de acuerdo a certificaciones y características con las que cuente la misma empresa.

Como podemos observar, el Trade Compliance está presente prácticamente en toda la organización, lo que vuelve una tarea titánica poder implementar controles en cada rincón de esta, tomando en cuenta que cada decisión que tomen por separado cada departamento tendrá un efecto e impacto inmediato a manera de cascada en toda la cadena.

Existen muchos factores que tienen variables constantes tanto internas como: Rotación de personal, limitaciones en recursos económicos o incluso tecnológico, etc. Y externas, por ejemplo: situaciones geopolíticas, situaciones de índole global en temas de salud, variaciones en precios de combustibles y por ende en los servicios de transporte, etc., lo que viene a crear aún más complejidad en poder generar controles que permitan tener una certeza jurídica en tus operaciones diarias.

En este punto de quiebre sé convierte en una necesidad la digitalización y no es solo de documentos, sino en procesos, comunicaciones, proveedores y servicios, así como la manipulación masiva de datos, la que nos podrá dar un camino para poder no solo implementar controles, sino también monitorear y auto auditar cada parte de la organización y así identificar discrepancias y desviaciones que generen riesgos para poder implementar métodos de mitigación.

Se debe identificar de manera general un ejemplo en el flujo real, en una revisión por parte de las autoridades de fiscalización y aduaneras mexicanas, la cuadratura de información en una operación de comercio exterior se extiende desde los contratos de compraventa internacional, donde se identifique a detalle los pormenores incluyendo el término de compra y venta internacional INCOTERM, lo que detona las órdenes de compra, para así la emisión de documentos comerciales por parte del proveedor. Aquí es donde se involucra los proveedores logísticos y aduaneros para realizar la exportación en origen, transporte internacional, procesos de importación, y transporte nacional para su entrega en sus almacenes para poder dar ingreso a las mercancías.

En la producción, se debe administrar el correcto control de los billetes de materiales, entradas, salidas, descargas, para poder producir tus artículos terminados, si estos se venden en el territorio nacional, detonan acciones legales aduaneras y fiscales y de igual forma si se retornan al extranjero en un panorama general, el control de todas las descargas de materias primas, así como la correcta declaración de impuestos.

Finalmente, la correlación contable donde vienen las cuentas de gastos y asientos contables con los que se obtienen las contraprestaciones pactadas en nuestros comprobantes fiscales.

Cuando se tiene un conocimiento amplio, técnico, teórico y práctico de todo este proceso y en cada departamento involucrado pareciera ser que con las personas correctas se pueda detonar un control alcanzable, sin embrago los grandes retos viene cuando se manejan miles de operaciones mensuales, es aquí donde poder contar con herramientas de manipulación masiva de datos, que puedan estar interconectadas entre sí en toda la cadena aquí descrita, para esto la implementación de ERP’s sistemas de control de inventarios que se comuniquen entre sí así como la muy importante tarea de capacitación constante a cada área involucrada es la opción más adecuada para lograr tener una cuadratura en el momento de tener que entregar información a las autoridades de manera correcta, concisa y por supuesto en los tiempos que se otorgan para poder presentar estas pruebas.

Existen diferentes herramientas en el mercado bastante potentes para poder lograr este cometido, o incluso se puede impulsar por desarrollar herramientas internas con sus departamentos de Tecnología en cooperación con sus diferentes proveedores de servicios de agentes aduanales, forwarder etc. Las necesidades de cada empresa es la que pautara cuál es la mejor herramienta que se adapte a sus necesidades, la finalidad de este artículo es poderles dar en perspectiva del beneficio de poder implementar la digitalización como parte intrínseca en sus empresas.

Una vez que la empresa sea capaz de visualizar en un solo dashboard la variación de un billete de materiales y su impacto en los descargos de un producto terminado, así como la conciliación de inventarios físicos contra los registrados en su sistema de control de inventarios, los saldos de impuestos e incluso la documentación completa correspondiente a sus operaciones, el enfoque del departamento de Trade Compliance se volverá auditor y no operativo, y es en este punto ahora de nuevo quiebre donde la identificación potencial de beneficios como aplicaciones de Tratados, temporalidad, incluso proveedurías más benéficas dependiendo sus orígenes así como la proyección de sus operaciones empezará a surgir, aportando información no solo en cumplimiento legal, sino anticipada a sus directivos para poder llegar a tener una Estrategia Digital en el manejo de su Cumplimiento Legal al Comercio Exterior.

El autor es Subdirector del Comité de Comercio Exterior de Index Nuevo León.