Lo complicado no es tanto el proceso, sino reunir todos los elementos necesarios.
Aunque la contabilidad se ha vuelto un proceso más automatizado y sencillo, lo realmente difícil es obtener los datos adecuados para poder elaborar informes confiables, comparables, verificables, comprensibles y oportunos. Además, estos informes deben cumplir con las obligaciones fiscales, lo que añade otra capa de complejidad. Créeme, esto es muy difícil.
Un profesor en la facultad de contaduría solía decir: “Los contadores somos como sastres; armamos un traje a partir de las piezas necesarias. Ojalá que ustedes las consigan a tiempo y en la forma correcta”. En ese momento no comprendimos completamente la advertencia, pero con el tiempo hemos visto lo acertado que era.
El trabajo del departamento de contabilidad para recopilar toda la información y documentación necesaria con calidad es una tarea titánica. Los datos vienen de todas partes de la empresa: administración, finanzas, legal, ventas, compras, almacén, tesorería, recursos humanos, y cualquier otra área que genere operaciones.
Además, hay que sumar la información externa, como estados de cuenta bancarios, reportes de empresas subsidiarias, fideicomisos empresariales, información de asesores, entre otros.
Estos datos pueden venir en diferentes formatos: Excel, Word, correos electrónicos, presentaciones, y más. Pueden ser números, texto, capturas de pantalla o incluso esquemas de estructuras legales.
Algunos datos están altamente estructurados, pero la mayoría no tiene una estructura profesional ni lógica clara. Además, cada emisor tiene su propio ritmo, lo que dificulta la entrega oportuna de la información.
En cuanto a la calidad de los datos, puede variar mucho. Mientras que algunos datos provenientes de un ERP u otras herramientas pueden tener alta calidad, otros pueden no ser tan relevantes para el dueño de los datos, pero para el departamento contable son fundamentales.
Es evidente que el equipo de contabilidad debe invertir una gran cantidad de tiempo en recopilar, organizar y limpiar la información antes de poder procesarla de manera adecuada.
Parte importante de su labor es gestionar, solicitar, e incluso rogar para que les entreguen la información a tiempo. Esto implica revisar correos, hacer llamadas, enviar recordatorios, y perseguir a quienes no cumplen con los plazos o entregan datos de baja calidad.
También es crucial mencionar las dificultades adicionales que enfrenta el equipo contable con el cumplimiento digital. Los constantes cambios en los sistemas, las intermitencias y los problemas de acceso a plataformas digitales oficiales son un verdadero desafío para cumplir con las declaraciones y avisos en tiempo y forma.
¿Qué se puede hacer?
La administración contable debe ser proactiva, buscando siempre mejorar su estrategia. Es fundamental llevar a cabo un plan integral que incluya la inversión en un repositorio estructurado de datos, donde se puedan almacenar los documentos y la información crucial de todos los departamentos. Además, es esencial concientizar a todo el personal involucrado en que la contabilidad es un esfuerzo colectivo.
Gestionar eficazmente este conjunto multidisciplinario de datos, tal como lo hacen las autoridades fiscales, es clave para mejorar la calidad de la información.
También es recomendable invertir en métodos y sistemas de última generación para la clasificación de documentos y la captura de datos, aprovechando las capacidades de la inteligencia artificial. Esto permitirá que los datos hablen por sí mismos y que las decisiones basadas en ellos se puedan tomar de manera inmediata.
El autor es Miembro de la Comisión Fiscal del ICPNL.
Contacto: rafaelchapav@cafcontadores.com