Gabriel Carrillo: Fecha cierta en documentos privados

Como lo vimos hace un par de meses la Suprema Corte de Justicia de la Nación emitió una jurisprudencia en el sentido de que, en el ejercicio de las facultades de comprobación en materia fiscal, los documentos privados deben cumplir con el requisito de fecha cierta.

Ante ello como asesor de INDEX Nuevo León, a través de esta columna les platicare más del tema, así como, les daré los elementos para más allá de verlo como una obligación que nos generé más costos o nos haga más lento el trabajo, podemos aprovecharlo como una oportunidad para ser más eficientes, generar ahorros y generar más valor a nuestra operación.

Como punto de partida podría mencionar que la jurisprudencia tiene la finalidad de aclarar la eficacia probatoria a los documentos privados y evitar actos fraudulentos o dolosos en perjuicio de terceras personas.

Ante ello me atrevería a decir que es una realidad que hay empresas que simulan fechas en contratos a efecto de que empaten con lo que más les conviene, por ello el criterio del SAT y ahora de la Corte hace énfasis en que ya no considerará una fecha puesta por las partes si no es una fecha cierta. Visto esto bajo el criterio famoso criterio del vaso medio lleno, lo considero positivo para todas aquellas empresas que queremos estar en cumplimiento de nuestras obligaciones con la autoridad y evitar.

Para lograr una fecha cierta en materia fiscal veo tres posibilidades:

● Llevar los documentos con un Notario Público;

● Llevar los documentos con un Corredor Público

● Firmar digitalmente los documentos con el respaldo de un PSC (Prestador de Servicios de Certificación) para que integre la NOM 151 y una estampilla de Tiempo.

Recordemos que las Estampillas de Tiempo que otorgan los PSC son estampillas que nacen de una sincronización previa con el reloj de conteo atómico del CENAM (Centro Nacional de Metrología) así como que tanto los notarios, corredores y PSC son regulados por la Dirección General de Normatividad Mercantil de la Secretaría de Economía.

Sin duda alguna pudiéramos ir con un notario o bien con un corredor público a poner la fecha cierta; obteniendo además fe pública, sin embargo por un tema de eficiencia y ahorro, así como en concordancia con los avances tecnológicos y la legislación vigente, se vuelve maravilloso pensar en firmarlos digitalmente a distancia con mi eFirma o bien mi firma digital autógrafa, convirtiendo mis procesos más eficientes y generando grandes beneficios operativos.

Al firmar digitalmente obtienes dos elementos clave; por un lado la Estampilla de Tiempo y por otro la Constancia de Conservación de Mensajes también conocida como NOM 151, lo que sin duda son elementos de valor para el documento privado en cuestión; la Estampilla de Tiempo consiste en asentar y estampar en el documento el año, mes, día, hora, minuto y segundo en que sucede el acto, mientras que la NOM 151 es una constancia que firma los bytes del documento en cierto momento; danto total certeza al momento en que sucede el acto así como a la integridad y no alteración de un documento, generando así mayores evidencias que si fuera un proceso en físico.

Dos preguntas comunes cuando se habla de usar firma electrónica son las siguientes:

1. ¿Qué tipo de firma usar; es decir una firma simple o una firma electrónica avanzada?

La respuesta a esta pregunta depende más del tipo de documento que deseas firmar y tu mercado objetivo; es decir, si estás pensando en firmar contratos con proveedores nacionales nuestra recomendación sería que usen la eFirma del SAT o bien el Certificado Creado por un PSC; ya que ambas son firmas electrónicas avanzadas, respaldadas por la ley que lleva su nombre, mientras que si estás pensando en un proceso laboral o bien firmar contratos de forma masiva con el público en general, sería mucho más simple y eficiente usar una firma digital autógrafa; es decir una firma simple. Por supuesto siempre con su respectiva NOM 151 y estampilla de tiempo.

2. ¿Qué tanto encarece una operación contractual el uso de firmas electrónicas; simples y avanzadas?

Por el contrario, creo que la pregunta debiera ser que tanto abarata el proceso de firma digital una operación contractual, esto lo digo ya que en un proceso contractual físico tenemos muchos costos ocultos:

- Costos Logísticos (mensajería para gestión de firma)

- Impresoras

- Consumibles

- Almacenamiento en espacio físico hasta que prescriba el plazo requerido (el metro cuadrado cuesta)

- Tiempo de búsqueda

- % de documentos que se pierde

- Tiempo que tardan las partes en firmar (costo de oportunidad)

- Centralización de documentos

- Entre otros tantos.

Cuando hablamos de firmas digitales tenemos un costo que es una fracción de los físicos además que logra que un documento pueda firmarse en minutos incluso en países diferentes, y lo podemos localizar en un buscador en cosa de segundos nosotros mismos, por mencionar algunos.

En México tenemos muchas reglas que permiten transicionar a procesos de firma digital, a continuación enlisto algunas:

● Ley de Firma Electrónica Avanzada

● Código de Comercio

● Código Federal de Procedimientos Civiles

● Ley Federal del Trabajo (Art. 776 y 836a, 836b y 836c)

● Ley Federal de transparencia y acceso a la información pública gubernamental.

● Ley Fintech

● Decreto por el que se reforma el artículo 199 de la Ley del Mercado de Valores

● Disposiciones de Carácter General aplicables de las casas de bolsa

● Disposiciones de Carácter General aplicables a los fondos de inversión y a las personas que les prestan servicios

El Covid-19 así como este tipo de criterios que publica la Corte han hecho que volteemos a ver más el uso de medios digitales y que más allá de verlos como algo que nos hará más complejas las cosas, los ahorros y beneficios que nos puede dar.

En la siguiente columna les hablaré de las atribuciones que tiene el SAT con relación a la revocación de Certificados a distancia; proceso que ahora puede hacer de una forma muy certera al tener acceso a todos los CFDI que se van generando así como a todos los RFC con que tenemos relación; es decir puede saber sin duda alguna si estamos teniendo operaciones con empresas en las listas Negras (69 y 69B).

El autor es Director General Detecno-PSC World.

Esta es una columna de opinión. Las expresiones aquí vertidas son responsabilidad únicamente de quien la firma y no necesariamente reflejan la postura editorial de El Financiero.