A finales de 2019, las empresas colaboraban con todas sus áreas de negocio en el proceso de planeación, presupuesto y pronóstico (PPP) para el nuevo año con el objetivo de optimizar sus gastos, tener un flujo de caja sano, elevar su rentabilidad y lograr ahorros para destinarlos al crecimiento del negocio, como la innovación tecnológica, las ventas o el desarrollo de su talento, entre otros rubros.
No obstante, el presente año (2020) dio un giro inesperado con el estallido de la pandemia de COVID-19. Desde antes que terminara el primer semestre, las organizaciones se enfrentaban a serios problemas de liquidez detonados por la cuarentena y el aislamiento, lo que interrumpió o redujo considerablemente sus ingresos, poniendo gran presión a sus márgenes.
De igual forma, la dinámica de su fuerza laboral cambió radicalmente: los colaboradores tuvieron que parar totalmente o trabajar remotamente si sus actividades se lo permitían.
Claramente, la planeación, el presupuesto y los pronósticos debían replantearse a partir de un entorno imprevisto, donde el consumo, el flujo de productos, el flujo de fondos y la economía se volvieron altamente inestables. Los esfuerzos se concentraban en mantener liquidez en el corto plazo, planear y ejecutar acciones temporales para reducir los gastos, así como implementar soluciones basadas en las tendencias globales y la nueva normalidad.
Una opción viable para las empresas ha sido la metodología de presupuesto base cero, la cual permite identificar y evaluar las actividades y problemas actuales para poder tomar decisiones e implementar las medidas para resolver los problemas, y asignar y aprovechar los recursos en forma eficaz. En la era de COVID-19, el presupuesto base cero ayuda a hacer una reevaluación de los programas y gastos, como si fuera la primera operación, particularmente cuando no hay un registro histórico reciente de un evento de tales dimensiones.
De este modo, una empresa es capaz de habilitar una estructura de costos más óptima, mediante la comprensión de sus necesidades reales para cumplir con sus objetivos estratégicos.
Como una metodología, el diseño efectivo del presupuesto base cero puede partir de tres principales acciones: definir, ejecutar y sustentar.
La definición comprende el uso de herramientas de Enterprise Performance Management, las cuales permiten identificar y enfocarse en las áreas que presenten importantes oportunidades de ahorro. La integración de tecnologías cognitivas hace posible recopilar información acerca del comportamiento del entorno (oferta y demanda, estatus sanitario, comportamiento de la economía, etc.), procesarla y desarrollar un conocimiento inmediato para tomar las decisiones más oportunas.
La ejecución contempla validar y cuantificar los ahorros con la colaboración de miembros clave, a través de entrevistas directas y la participación en talleres. Es el momento también para implementar e incorporar los ahorros en el plan operativo anual, así como los objetivos en la reducción de gastos.
Por último, para sustentar el propósito del presupuesto base cero, es fundamental monitorear constantemente el gasto y gestionar el presupuesto y los pronósticos, así como continuar evaluando y aprovechando las oportunidades de mediano a largo plazo.
La pandemia y la nueva normalidad seguirán siendo un desafío importante para las empresas en los próximos meses. Evolucionar para volver al camino del crecimiento y la rentabilidad les exigirá gran disciplina en los rubros de gastos, ahorros, liquidez, personal y desempeño. Es por ello que hoy el presupuesto base cero es un punto de partida esencial para planear hacia el futuro.