Los fines de año son fechas típicas para hacer nuevos proyectos (hasta en esta columna hemos abordado varias veces el tema) proyectos que, en la mayoría de los casos, no llegan a cumplirse. En esta ocasión volveremos a abordar el tema, pero de una manera distinta, quizá el problema no sea el plantearnos los objetivos (eso siempre lo hacemos) o encontrar los "cómos" (de eso hablamos hace un año, precisamente), sino más bien de cómo trabajarlos, cómo nos organizamos en nuestras tareas rutinarias, en el día a día, en lo que algunos llaman la ordinaria administración, la idea es que si por naturaleza podemos llegar a ser más productivos, se nos facilitará alcanzar nuevos proyectos (como los que nos proponemos al inicio del año).
Un ejemplo, si queremos correr un carrera de distancia larga (10 km, medio maratón o todo el maratón) no es lo mismo empezar de cero, que empezar teniendo ya establecida una rutina de ejercicio, aunque fuera sólo de caminar, teniendo la rutina será menos abrupto meter el proyecto de una carrera larga...
En recientes artículos hemos hablado sobre la importancia de los mandos intermedios y también de las claves para tener equipos de alto desempeño, en ambos casos utilizamos estudios de Google, ahora tomaremos algunas ideas de Laura Martin, experta en productividad y capacitadora de estos temas precisamente en Google.
Como creo que todos sabemos, Google alienta en sus trabajadores que el 20% del tiempo que están en la empresa lo dediquen a proyectos innovadores (de ahí han salido muchas de las ideas exitosas de la empresa, es un sistema muy interesante, quizá en alguna futuro columna hablaremos de él).
Este 20% (un día a la semana) da precisamente lugar a "nuevos proyectos", nuevas metas, tal como sucede al iniciar el año ¿Cómo ayudarle a los ejecutivos a sacarle provecho? A continuación los 5 tips de productividad que utilizan en Google:
1. Reconsidere su definición de "tiempo productivo"
Para muchas personas un día productivo es aquel en que vaciaron los 350 correos que tenían en su buzón de entrada o palomearon la mayoría de los rubros de su lista de pendientes. No, eso no es ser productivo, es estar ocupado, que no es lo mismo. Si se pasó un día viendo series en Netflix, es un día productivo; siempre y cuando su intención fuera ver series en Netflix; no se trata de ocuparse, la productividad en este caso se define como: "Saber lo que quieres hacer, tener toda la intención de hacerlo, para terminar haciendo lo que querías hacer". Por ejemplo, si se tiene el objetivo de pasar mas tiempo con sus hijos o con su pareja pues hay que ponerlo en la agenda, y respetar esa cita.
2. Abrir "espacios" ("Holguras" dirían los expertos en ruta crítica)
A veces el día se consume revisando y contestando el correo electrónico, a veces (peor) se pierde el tiempo navegando en redes sociales. Hay personas que lo hacen en momentos de espera, digamos forzada, por ejemplo cuando hace cola para algo (en Starbucks por ejemplo) o se está esperando (llegar antes a una cita, para asegurar no llegar tarde o estar en la sala de espera del avión, aguardando el abordaje y sabiendo que más vale llegar con anticipación, por cualquier cosa que pueda suceder). A veces esos momentos son en un traslado (muy común en el tráfico citadino, sea que vayamos manejando, o en Uber) esos momentos son muy valiosos para divagar un poco en libertad y dejar surgir nuevas ideas.
Lo sicólogos que defienden esta idea, afirman que cuando nuestra guardia mental está "baja", especialmente en estos momentos "ociosos", por así llamarlos, es cuando surgen las mejores ideas. En esos momentos los pensamientos de cada quien se separan de los patrones de pensamiento ya muy hechos (y rígidos). Y de pronto resulta que encontramos la solución a un problema, sin estar conscientemente pensando en el mismo.
Hay quien llama a estos momentos "ideas que surgen en la regadera", la verdad es que pueden suceder en cualquier lugar, siempre y cuando les demos algo de espacio, de lugar, de área...
Es a esto lo que llamamos 'abrir espacios' (Holguras), significa que le estamos dando al cerebro un espacio de tiempo para hacer nuevas conexiones y generar nuevas ideas y soluciones, cuando uno está contestando emails o participando en frecuentes reuniones se están cumpliendo objetivos y, podríamos decir, cerrando ciclos pero, hay que encontrar el equilibrio, si solo nos damos tiempo para estas actividades rutinarias ¿Cómo encontraremos tiempo para abrir espacios?
Se nos acaba el espacio, continuaremos en la columna próxima.
* El autor es Profesor del Área de Política de Empresa (Estrategia y Dirección) en el Instituto Panamericano de Alta Dirección de Empresa (IPADE) y Director de Programas In-company en la misma institución.