Jorge Salafia, socio de Asesoría en Tecnología y Transformación de KPMG México
El back office consiste en la función interna de las compañías que habilita su operación y está conformada por áreas como Finanzas, Compras (también conocida como Procura o Adquisiciones), Recursos Humanos (RR.HH.) y Tecnologías de la Información (TI), además de los centros de servicios compartidos.
En años recientes, estas han migrado a modelos de servicio que les permiten atender múltiples unidades de negocio, creando el concepto de servicios empresariales globales o global business services (GBS).
Mediante un enfoque GBS, las organizaciones con múltiples unidades de negocio, ubicadas en distintos países o territorios, pueden concentrar sus funciones de back office para operarlas en un modelo centralizado a través de un marco transnacional.
En este sentido, la digitalización de los procesos de back office ha hecho posible que dichas funciones reconstruyan sus operaciones a partir de la conexión tecnológica con áreas internas y grupos de interés externos. Así, las empresas se vuelven más ágiles y altamente productivas, generando un mayor valor agregado.
Lo anterior debe apalancarse en un modelo de confianza que considere oportunamente temas como la gestión de riesgos a lo largo de todo el proceso de transformación digital, con el fin de garantizar que todas las partes interesadas se encuentren dentro del marco normativo para lograr un crecimiento sostenible y socialmente responsable.
Por lo regular, las actividades de back office que se automatizan se organizan en ciclos de negocio. En el departamento de Finanzas, por ejemplo, se comienza por tareas relacionadas con la planeación; el registro y reportes financieros; la gestión de ingresos, egresos y activos fijos, y la administración de proyectos.
En el área de Compras, por otro lado, pueden digitalizarse los procesos de compras estratégicas y las relaciones con socios de negocio, además de gestionar contratos, requisiciones, adquisiciones, recepción de bienes y servicios, y pagos a proveedores.
Por su parte, en la función de RR.HH. o gestión del capital humano habrá que considerar la administración de la experiencia integral del talento, es decir, atracción, aprendizaje y autoservicio de beneficios y compensaciones.
Finalmente, en el área de TI se puede digitalizar la gestión de riesgos, servicios, activos y operaciones tecnológicas, así como la de presupuesto y proyectos.
Asimismo, para agregar valor a la información que se posee en los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), es posible implementar cuatro herramientas de analítica:
• Predictivas: proporcionan a las diferentes funciones administrativas de la compañía la capacidad de identificar señales tempranas en diversos ecosistemas y transformarlas en acciones favorables para el negocio.
•Descriptivas: permiten visualizar flujos de materiales, aprobaciones de procesos de gastos o compras, entre otros temas.
•Prescriptivas: pueden configurar posibles escenarios para modelar distintas situaciones con herramientas avanzadas
•Cognitivas: aprovechan la inteligencia artificial (IA) para analizar datos a gran escala, con el fin de señalar tendencias y anomalías relevantes, y actuar proactivamente desde el negocio
En el caso de TI, el primer paso de la automatización es definir o corroborar el modelo operativo deseado por la organización en su conjunto. En esta labor, la asesoría de especialistas puede ser de gran valor para definir metas adecuadas en función de la madurez y expectativas del negocio.
Al respecto, es importante señalar que para Finanzas, RR.HH. y TI ya existen modelos operativos listos para ser implementados, los cuales tienen como principal condición la adopción de procedimientos y mejores prácticas estandarizadas mediante un proceso dividido en fases estratégicas que se adecuen a cada empresa.
Asimismo, cabe mencionar que los proyectos de transformación digital, sea cual sea su alcance, son definidos, presupuestados y ejecutados por las personas. Por ello, los equipos de trabajo correctamente dirigidos serán los que solucionen sus necesidades específicas de manera más eficaz.
Este proceso implica, en ocasiones, cambios radicales en la manera de operar el negocio, desde la tecnología y los sistemas hasta los procesos, en los cuales el componente fundamental es la gente. Por lo tanto, para llevar a cabo la transformación es necesario comenzar por esta parte interesada, a través de un acompañamiento continuo y dejándole claro a cada individuo los beneficios tangibles de los que podrá disfrutar a raíz de los cambios transformacionales que vivirá el back office de la compañía.
En conclusión, digitalizar los procesos de Finanzas, RR.HH., Compras o TI sienta las bases del crecimiento, institucionaliza la gestión, optimiza las operaciones y el flujo de efectivo, entre otros beneficios.