Por Francisco Silva, Socio Líder de Finance, Performance & Supply Chain en Consultoría, Deloitte México.
No es de extrañar que, debido a los cambios económicos que se han experimentado a nivel global en los últimos años haya resurgido el interés de las compañías por el presupuesto base cero y es que, así como es importante convertirse en una organización digital, reducir el margen de costos también es esencial, no sólo para ahorrar, sino para hacer inversiones que contribuyan a hacer frente a los retos de esta nueva era digital.
Actualmente, hay una creciente presión hacia las compañías para reducir considerablemente los costos y buscar nuevas oportunidades de crecimiento, en especial, para aquellas del sector consumo, por lo mismo, estas recurren al presupuesto base cero para lograr sus objetivos, pero, ¿qué tiene de especial este tipo de planeación?
A diferencia del presupuesto tradicional en el que se utiliza el ejercicio financiero anterior y se ajusta; el zero based budgeting (ZBB por sus siglas en inglés) es un enfoque diferente que implica desarrollar un nuevo presupuesto desde cero en todos los casos, en palabras más sencillas es reemplazar el "haz más con menos" por "haz lo correcto con el monto adecuado".
En ese sentido, el punto de partida para un programa exitoso de optimización de costos sería definir los objetivos adecuados de acuerdo a las necesidades de la organización tomando en consideración la situación actual de la misma, sus prioridades y la estrategia de la compañía. Asimismo, hay que entender que más que una metodología de presupuesto, es una filosofía de justificación de gastos y monitoreo que transparenta los costos y permite a las compañías adaptarse a los cambios en el mercado.
Sin embargo, no olvidemos un punto muy relevante: estamos en la época de la economía digital, por lo que compaginar temas de presupuesto con tecnología será esencial para sacar el mejor provecho de esta manera de presupuestar, por lo anterior y para lograr un enfoque más digital, comparto tres claves que ayudarán a este proceso:
• Utiliza tecnologías cognitivas (visión artificial, aprendizaje automático, procesamiento del lenguaje natural, reconocimiento de voz y robótica). Estas herramientas reducen el nivel de procesamiento manual, aceleran el esfuerzo del ZBB y ayudan a identificar oportunidades de ahorro que se encuentran ocultas.
• Enfócate en drivers estratégicos. Esto reduce el desafío que representa la gestión de cambios en el presupuesto base cero, al tiempo que ofrece mejoras en las áreas que más importan.
• Haz uso de estrategias de procesamiento. Complementar el enfoque estratégico bottom-up (de abajo arriba) con una perspectiva top-down (de arriba abajo) contribuirá a reducir el nivel de detalle requerido y hace que el ZBB sea mucho más fácil de implementar y usar.
De acuerdo con nuestro estudio: 'Zero-based budgeting. Global perspectives and lessons learned', las compañías que utilizan este tipo de ejercicio registran un mayor éxito en el cumplimiento de sus objetivos de costos, destacando que América Latina y la región Asia-Pacífico reportaron mayores beneficios al realizar ZBB, con una diferencia positiva del 11% en cada caso.
El reto ahora es lograr conjugar las herramientas tecnológicas en este proceso financiero para que se puedan aprovechar en su totalidad. El presupuesto base cero es una oportunidad para que las organizaciones reduzcan costos y mejoren los procesos operativos de la mano de la tecnología.