Unos asumen que el otro leerá sus textos rápido y les responderán eficientemente. Otros prefieren tratar todo por correo electrónico, esperando despacho expedito en la atención a sus asuntos. Unos más aspiran a que les regresen las llamadas con oportunidad.
En la era de las organizaciones multigeneracionales y la interacción multiplataforma tenemos derecho a preferencias en el canal que nos acomoda para atender asuntos, pero resulta imposible excluirse de la multicanalidad comunicacional.
Si nos situamos en la intención que motiva cada comunicación y nos posicionamos en la microdecisión de método posible, todo puede tener una lógica según el objetivo buscado menos la inercia preferencial o la expectativa infundada de que el otro debería entender tal preferencia.
¿Qué debemos ponderar a la hora de decidir si tal o cual tema lo comunicaremos en una u otra forma en la dinámica empresarial? Aquí tres criterios para la reflexión:
1) Tan relevante la claridad como el vehículo del mensaje.- Si el tema es breve y requiere rapidez, resulta idóneo un texto o mensaje de voz por la plataforma de mensajería que el receptor consulte más. Pero si el asunto tiene varios puntos y requiere de ciertas formalidades (entre ellas ser firmado), el correo electrónico abona al propósito.
Sin prejuicio de la edad o el cargo, conviene recordar que, así como la forma influye en el fondo de muchos aconteceres de los negocios, el canal elegido para comunicar algo es en sí mismo una extensión del efecto buscado.
2) Tan significativo el mensaje como la forma en que el otro lo recibe.- Un video personalizado, un mensaje de voz, una nota a mano (física o digital) o un texto bien redactado en su extensión y formalidades. Todo abona al sentimiento de conexión o al cuidado que el asunto ha merecido.
Cada asunto podrá ser tamizado con la magnitud del negocio, la dimensión del problema o el cuidado que la tarea requiere, pero recordemos que un mensaje nunca se juzga por la intención del emisor, sino por el efecto realmente causado en el receptor.
3) Tan importante el envío como la confirmación de la recepción.- El mensaje más cuidado del planeta no causa efecto alguno si el destinatario no lo lee y, mejor aún, no lo digiere con atención. La extensión, el exceso de formalidad, la complejidad para su entrega oportuna y más pueden minar el asunto procurado.
Acusar recibo sigue siendo una sana práctica; pero en su ausencia, si uno quiere evitar la incertidumbre que causa un “me dejó en visto” o “no sé si lo leyó” (en sus muy diferentes modalidades), una acción complementaria que pregunte de manera explícita si se recibió tal o cual mensaje, mail o recado telefónico evita toda clase de especulación innecesaria.
Y si bien tenemos el privilegio de gozar de múltiples opciones para la interacción cotidiana con todos los que integran el ecosistema de nuestro negocio, la conversación sigue siendo el instrumento más útil para el procesamiento de los más de los asuntos relevantes a nuestro cargo.
Comunicar un tema no es conversar el asunto. Una reunión en persona, una videollamada con cámaras abiertas o una conversación telefónica convencional siguen siendo métodos que combinan el abordaje de los temas necesarios con el aprendizaje de lo que distingue al interlocutor (formas, preferencias y capacidades).
Podemos maximizar el buen uso de cada canal con nuestros cada cuales, pero –en paralelo– debemos extender el relacionamiento funcional con la persona del otro lado del dispositivo. Y es que en la comunicación eficiente pules la unidireccionalidad, pero en la conversación bidireccional te permites conocer al otro.