Imposible satisfacer a todos. Mientras muchos son afectos al rigor de la periodicidad, otros detestan su exceso en la agenda. Unos son buenos para procesar conversaciones colectivas, otros son más eficientes en interacciones uno a uno.
Lo cierto es que cualquier empresa requiere un cierto número de juntas para operar con uniformidad y resolver asuntos. Cuando bien llevadas, ofrecen conciencia situacional, permiten aprendizaje colectivo y mantienen el actuar de conjunto. Cuando mal, son una indiscutible pérdida de tiempo.
Una junta es un ensamble conversacional. Alguien, con autoridad o legitimidad, convoca a determinadas personas para tratar ‘n’ temas. Distintas visiones, intereses y emociones convergen en ese momento. En el mejor de los casos, alguien plantea un orden y cierto método para procesar lo multifactorial y resolver lo que se requiere.
En adición a las recomendaciones básicas para el buen manejo de una junta, ¿en dónde debe un director experimentado poner su atención para un desarrollo óptimo de cada junta? Aquí tres elementos para la reflexión:
1) Distinguir la intención del lenguaje.- Ni todos usamos los mismos términos, ni todos comprendemos los mismos conceptos. La atención en lo que cada quien dice debe ser acompañada de una disposición real a entender lo que cada quien procura comunicar.
El buen uso del lenguaje es una virtud de cultivo recomendable, pero es más práctico enfocarse en diseccionar lo que escuchamos, en advertir lo que no se nos dice y en saber preguntar oportunamente lo necesario para entender mejor lo que importa.
2) Concentrarse en lo relevante y no en lo accesorio.- Las más de las personas tienden a ser más reactivos a la forma del mensaje que a la sustancia del mismo. Y siendo más común que no nos hablen como nos encantaría, deberíamos ser más enfocados a la sustancia que al tono o ropaje discursivo.
No interrumpir a quien esté comunicando algo de valor. Evitar desviarse en lo marginal en lugar de mantenerse en lo principal. Poder reaccionar con asertividad, aunque el interlocutor no nos encante, son virtudes que conviene pulir y dominar.
3) Distinguir informables de accionables.- La distinción de lo consecuencial es crítico en cada junta. ¿Me debo de dar por informado y punto? ¿Requiero complementar el hecho con algo importante en mi tramo de control? ¿Estoy obligado a decidir entre opciones?
Un directivo no debe reaccionar a todo. Tampoco guardar silencio perpetuo. La expresión oportuna de lo que sea prioritario o significativo, así como la claridad de lo que requiera implementación contextual o seguimiento riguroso es algo que se agradece en las juntas de todo tipo.
Todas las juntas gozan o padecen ambientes definidos. Tienen duraciones que facilitan o entorpecen el desahogo de puntos. Se nutren de participantes contributivos e inteligentes y, por desgracia, se descarrilan con rapidez cuando no se dispone de quien pueda mantener cierto nivel de armonía práctica y el adecuado desarrollo de cada punto.
Las mejores juntas no son aquellas en las cuales no existen contraste de perspectivas, diferendos respetuosos o visiones complementarias. Son una convergencia de personas persiguiendo propósitos razonablemente comunes, argumentando su visión de las cosas y preferencias, pero entendiendo que se busca el mejor desenlace posible para cada asunto o decisión planteada.
Participar bien en cada junta puede ser una habilidad desarrollada orgánicamente. Hay naturales.
Los más, sin embargo, somos personas que hemos intencionalmente trabajado capacidades y habilidades específicas para converger en espacios colectivos más y mejor. Bien decía mi abuela la refranera que “más vale una vez colorado que ciento amarillo”.