Muchos tienen un don para complicar lo sencillo sistemáticamente. Otros disponen de una habilidad plausible para entender asuntos complejos y accionar sobre ellos con precisión. Hay muy pocos, sin embargo, gozan de la capacidad virtuosa para sistemáticamente simplificar los eternos vectores de la complejidad.
Y aunque lo segundo puede construir valor circunstancial relevante, la simplificación perpetua debería de ser un objetivo en sí mismo en las organizaciones que aspiran a mantenerse relevantes y competitivas en su respectivo mercado.
La simplicidad se refiere a la sencillez en la forma de hacer las cosas. Sus características primarias son la ausencia de complicaciones y un foco sostenido en lo esencial. Y esas particularidades se nutren de la claridad y la direccionalidad en la intención.
Si tu organización tiene espacio para el rediseño de procesos varios, ¿qué elementos deben estar en tu mente para su refinamiento intencionado o eliminación? Aquí tres para la reflexión directiva:
1) Visualiza toda variable en su menor expresión posible.- Aunque vivas en lo opuesto a la sencillez y la complejidad cotidiana tenga explicación, todo esfuerzo de minimalización parte de imaginar y verbalizar una tarea, proceso o interacción organizacional en una línea de simplicidad radical.
Los anticuerpos del proceso mismo reaccionarán argumentando decenas de razones por las que esa idoneidad no resulta posible, pero ello no elimina que la intencionalidad de quien aspira a simplificar se convierta en un vector de cambio, si no más poderoso, por lo menos más persistente.
2) Cuestiona siempre qué tan entendible es cada componente.- El mundo está lleno de ejemplos donde lo accesorio consume más energía que lo principal. O, en su peor expresión, donde se requieren más explicaciones para navegar lo periférico o marginal que la sustancia misma de lo que se busca.
Un gran trecho de la simplificación intencionada transita por comunicar impecablemente cada paso, componente o tarea esencial y de ahí sortear lo que se requiera. Pero si lo primario no es claro, lo segundo siempre será confuso.
3) Haz de la accesibilidad oportuna una obsesión empresarial.- El tiempo perdido en solicitudes de acceso (digital o físico) en todo tipo de compañías es abismal. Acceso a una instalación, a un archivo, a un dato, a un reporte, a un plano, a un jefe pueden ser un reto en sí mismo en más de una organización.
Y se entiende que hay razones de orden, seguridad y control que evitan mantener abierto todo a todos, pero los márgenes de apertura predictiva, táctica y generosa son enormes.
Los directores debemos hacer planas que nos recuerden: la accesibilidad simplifica.
Cuando en cada ecosistema se encuentra la receta para la minimalización, la comprensión intuitiva y la accesibilidad idónea, normalmente emerge la repetibilidad estratégica. Esas organizaciones aprenden que, aunque la complejidad resuelve en el mundo de los negocios, la sencillez acelera en la cancha de la competitividad.
Discutir conductas, presunciones y limitaciones autoimpuestas también puede ayudar en el azaroso mundo de la construcción de sencillez. Pero lo esencial es nunca asumir que lo complicado tiene que ser incuestionado, ni que lo sencillo es lo más cercano a la imposibilidad.
Dicen los que saben que, si bien quienes dominan la complejidad en los negocios tienen enorme mérito, quienes dominan su simplificación tienen el rasgo más virtuoso de la inteligencia productiva.