Hasta antes de la pandemia, la movilidad laboral era una constante, sobre todo para empresas de ciertos sectores que requieren talento especializado, ya sea para proyectos de corto o largo plazo, que contaban con políticas definidas para este tipo de asignación.
A raíz del confinamiento mundial implementado para mitigar el impacto y los contagios del COVID-19, muchas organizaciones se vieron en la necesidad de implementar el trabajo remoto, también conocido como Work from anywhere, como una alternativa para continuar operando en los periodos de confinamiento obligatorio impuestos a nivel mundial. Sin embargo, adoptar esta medida las ubicó en dos escenarios: a) colaboradores móviles atrapados en lugares fuera de su país de residencia fiscal y con permisos migratorios vencidos y, b) empleados que se trasladaron, dentro del mismo país, a ciudades donde podían estar con sus familiares.
Visto desde una perspectiva general, esta situación no genera retos porque, al contrario de lo que se pensaba, ha permitido a las empresas visualizar incrementos en la productividad de los colaboradores, sin embargo, a medida que la pandemia continúa, esta práctica empieza a detonar una serie de riesgos, que van desde lo fiscal, legal, migratorio, laboral, de nómina, protección de datos y hasta de seguridad social.
¿Por qué es relevante que las empresas sepan desde dónde están trabajando sus empleados durante la pandemia?
Uno de los principales riesgos tributarios detonados por el work from anywhere es el del establecimiento permanente, mecanismo que permite juzgar el derecho de un país a percibir ingresos fiscales de una empresa extranjera. En este rubro, hemos identificado que los ejecutivos puedan configurar establecimiento permanente en un país distinto al de su residencia fiscal, simplemente por seguir trabajando desde un lugar temporal, situación que representa una preocupación para las organizaciones.
Adicional a ello, también es necesario identificar si esto desencadena obligaciones tributarias, empezando con algo tan elemental como presentar una declaración de impuestos.
Si esta situación no es identificada oportunamente, puede generar riesgos de doble tributación, mismos que en muchas ocasiones terminan en solicitudes de devolución, ya sea en México o el extranjero, lo cual implica invertir tiempo y recursos.
Otro rubro que considerar es el migratorio, muchas organizaciones cuentan con extranjeros considerados como residentes temporales y permanentes que regresaron a sus países de origen y trabajan desde allá en forma remota, con formas migratorias vencidas o por vencer. Y si bien el Instituto Nacional de Migración (INM) ha dispuesto la suspensión de cualquier vencimiento hasta nuevo aviso, es prioritario monitorear correctamente las fechas en que tienen pensado regresar para evitar incurrir en una situación migratoria irregular.
Finalmente, y no por ello menos importante, aquellas personas que se encuentren trabajando en otro país, o desde México, en beneficio de otra entidad que se encuentra en el exterior del país, también deben analizar aspectos laborales y de seguridad social.
De acuerdo con el artículo 28 de la Ley Federal del Trabajo (LFT), el contrato donde consten las condiciones de trabajo de los trabajadores mexicanos que presten servicios en el extranjero debe someterse a la aprobación de las autoridades laborales. En caso de no cumplirse con lo anterior, se pueden detonar varios riesgos, entre los que se encuentran una multa por parte de las autoridades laborales, o bien, que el trabajador reclame la rescisión de su relación de trabajo y tenga derecho al pago de una indemnización completa.
Prioridades para las empresas frente a este contexto
Si bien esta situación es compleja, es fundamental que las empresas empiecen a trabajar en ello. En EY realizamos un estudio al que nombramos Cómo los trabajadores varados por la crisis están creando problemas fiscales involuntarios, del que retomo cuatro aspectos prioritarios para mitigar riesgos:
- Las empresas deben evaluar cuál es su situación de cara a esta práctica
- Identificar en dónde están los trabajadores
- Diseñar e implementar protocolos orientados a establecer el periodo que los empleados pueden pasar en otros países, además de establecer las actividades que se consideren apropiadas por esa jurisdicción (en términos fiscales) y los protocolos de la empresa
- A medida que se vayan levantando las restricciones de viaje, el reto será regresar a los trabajadores varados en otro país o ciudad
Adicional a los retos sanitarios que trajo la pandemia, las organizaciones ahora deben considerar también el rediseño de la manera en que operan y establecen las relaciones laborales, desde una perspectiva integral y multidisciplinaria, de manera que brinden facilidades de acuerdo con las necesidades de los trabajadores y acordes a los retos del mundo pos-COVID-19 y a las regulaciones aplicables.