Es común que al iniciar un año seamos muy activos en trabajar para alcanzar nuestros deseos, metas u objetivos. Pareciera que el esfuerzo, el “echarle ganas” es más que suficiente para lograrlo. Sin embargo, siento decirle que esto no es así, se requiere disciplina, tenacidad, persistencia y un plan de trabajo con pasos claros que nos guíen a lo largo del trayecto.
¿Qué tal si este año busca ser invisible para las autoridades fiscales? ¿Cuáles serían los pasos para lograrlo? Vamos a hacer el ejercicio, iniciando de atrás hacia adelante, es decir del resultado que esperamos obtener, haremos ingeniería inversa.
Para ser invisible, se necesita presentar los impuestos en tiempo y forma, lo cual requiere tener la contabilidad completa y al día. Aquí empieza lo interesante, donde muchos mueren en el camino. La contabilidad en términos coloquiales es un rompecabezas que se forma de diferentes piezas como son: facturación, cobranza, compras, gastos, pagos a proveedores, etc.
El número de piezas dependerá principalmente del tamaño de su operación y de su complejidad. Puede ser que una misma persona se encarga de facturación y cobranza o, en el extremo opuesto, que haya varias personas enfocadas únicamente en facturación. Lo importante es identificar todas las piezas que componen su rompecabezas. Una vez hecho esto, el siguiente paso es evaluar su complejidad.
¿Es un rompecabezas que lo pueden armar niños, adolescentes o es para adultos? Esto es importante para identificar el perfil de la persona que lo armará, es decir, las aptitudes, habilidades, conocimientos y experiencia que debe tener el contador encargado de la contabilidad. Por lo tanto, a medida que la operación sea más compleja y voluminosa, en principio, requerirá a alguien con más experiencia, a menos que haya automatizado sus operaciones, lo que permitirá aliviar la carga del contador.
Es necesario revisar cada pieza para identificar su posición y definir el momento de incorporación al rompecabezas. Por ejemplo, primero deben estar identificados los depósitos, la factura a la que corresponden y el cliente que los realizó previo a su registro. Sé que esto suena muy sencillo y obvio, pero en la vida real, incluso en empresas “ordenadas”, puede convertirse en un dolor de cabeza. Un claro ejemplo donde el orden de los factores sí altera el producto.
Cada pieza del rompecabezas debe tener su dueño o responsable. En otras palabras, la persona encargada de realizar la actividad o asegurarse de que se lleve a cabo. Debe garantizarse que exista buena comunicación entre las piezas del rompecabezas, que cada una tenga claramente definida su función y su relación con las demás.
También es importante asegurarse que cada persona cuente con los elementos indispensables para llevar a cabo sus funciones y pueda producir en tiempo y forma la pieza del rompecabezas que les corresponde. Esto en ocasiones resulta complicado, ya que si previamente no realizamos la tarea o no tenemos consciencia de lo que implica, podríamos pensar que lo solicitado para llevar a cabo la tarea no se necesario.
Estimado lector, vamos a recapitular:
1. Identificar el tamaño y la complejidad de su rompecabezas.
2. Enumerar las piezas de su rompecabezas.
3. Características de la persona que lo armará.
4. Definir la ubicación y el momento de incorporación de cada pieza.
5. Identificar el dueño o responsable de cada pieza.
6. Herramientas necesarias para la creación de cada pieza.
Siguiendo estos pasos tendrá una vista general del estado actual de su negocio, así como de las áreas de oportunidad. Una vez hecho esto, es el momento de tomar acción, definir por dónde comenzar y poner manos a la obra.
Es un reto que puede parecer abrumador, le aseguro que lo será. Sin embargo, el simple hecho de conocer su rompecabezas le reitero, es un gran avance. Muchos ni siquiera tienen claro cuál es su rompecabezas, si les falta o les sobran piezas.
Quizás no sabía que quería ser invisible ante el SAT, pero si tenía claro lo que no quería: problemas con la autoridad fiscal. Así que en este caso el tener definido que es lo que no desea ha sido un gran paso que le ha permitido tomar un camino.
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