Camilo Méndez, director de Transformación Digital en OneSpan
Estamos experimentando una nueva era digital. De hecho, para muchas compañías, un cambio simple llegó con el uso de firmas electrónicas, las cuales les han ahorrado tiempo y dinero, facilitando procesos que antes se realizaban de manera presencial. No son una tecnología nueva, y la gran mayoría de países ya cuenta con leyes que rigen su legalidad y validez, por supuesto, dependiendo de su aplicación. Ello ofrece confianza y seguridad, sobre todo a quienes acceden a servicios financieros.
A pesar de esto, aún se desconocen los beneficios de las firmas electrónicas, más allá de su uso durante la pandemia. Hay dudas de si son o no rentables, si ofrecen la seguridad necesaria, y si se están utilizando correctamente. Por ello, me gustaría mencionar cinco razones por las que su incorporación en los planes de transformación digital es algo fundamental para los siguientes meses:
1. Mayor seguridad. Ofrecen un método seguro para tener firmas legalmente válidas que, además, demuestran quién, en qué orden, cuándo y dónde se firmó un documento, a través de marcas de tiempo y recopilación de direcciones IP. De hecho, incorporar factores de autenticación avanzada brinda la certeza de que solo las personas correctas puedan acceder a la sesión. Además, los documentos están protegidos con tecnología de cifrado digital para garantizar la integridad de éstos y de las huellas de auditoría que deja el proceso.
2. Mejor experiencia para el cliente. Se ofrece un proceso de enrolamiento y apertura de productos completamente digital, lo cual es clave para mantener una ventaja competitiva en todo el sector de servicios financieros. Las firmas electrónicas reducen las tasas de abandono durante la apertura de cuentas, ya que eliminan la necesidad de pasar procesos de verificación o firma en la sucursal. Los clientes de hoy esperan que las compañías con las que interactúan les ofrezcan servicios digitales convenientes y eficientes.
3. Incremento en la productividad de los colaboradores, quienes trabajan más eficientemente. Reciben información sobre cómo va el proceso sin requerir la presencia de los firmantes. Se reduce el tiempo y éste puede invertirse en tareas estratégicas, en lugar de tener que corregir errores, reescribir o registrar documentos.
4. Menos gastos operativos. Dado que las firmas electrónicas se procesan completamente en línea, no es necesario intercambiar documentos en papel de forma manual. Ello se traduce en una reducción de costos para adquirir papel y suministros de correo.
5. Cumplimiento normativo. Con la creciente adopción de las firmas electrónicas, las leyes de todo el mundo se están actualizando. Son tratadas como cualquier otro dato electrónico y son tan admisibles como si fueran registros en papel. Por ejemplo, en enero de 2012, México introdujo la Ley de Firma Electrónica Avanzada, la cual regula el uso y la validez de las firmas electrónicas en el país. Además, el concepto de firma electrónica ha sido incorporado en diferentes leyes y regulaciones mexicanas, incluyendo el Código Civil Federal y el Código Federal de Procedimientos Civiles, entre otras leyes y regulaciones. Esta misma adopción está sucediendo en toda América Latina.
Las firmas electrónicas son habilitadoras del futuro de los negocios digitales en todo el mundo. Reflejan transparencia, eficiencia y seguridad; reducen los costos operativos, mejoran la productividad de los empleados, la experiencia del cliente y ayudan a las compañías a cumplir la normativa aplicable. De esta forma, creemos que las organizaciones que aprovechen esta tecnología habrán dado un paso más hacia su transformación digital y serán relevantes, tanto ahora como en el futuro.