Ya es de suyo complejo tener las personas adecuadas haciendo bien las cosas correctas, como para que además se requieran otras variables en orden para lograr un equipo en óptimos de desempeño estratégico.
La actividad regular de una empresa, sin embargo, requiere ejecutar en tiempos específicos, con ritmos concretos y en cierta dinámica de interacción oportuna entre sus partes. Se necesita un engranaje que permita que cada entregable fluya de manera sincronizada.
En su definición más simple, sincronizar es hacer que dos o más fenómenos o movimientos coincidan en el tiempo de forma intencionada. En una compañía implica calibrar actividades, decisiones y recursos para que concurran de manera idónea en los entregables dispuestos para distintos teatros de operación.
¿Qué conviene observar para que los equipos logren esa coincidencia armónica hacia lo estructuralmente productivo? Aquí tres consideraciones para la reflexión directiva:
1) No es sólo ejecutar es crear conciencia situacional.- Sí. Como suma de individualidades adecuadas, los equipos requieren saber hacer bien lo que deben hacer oportunamente. Pero también es necesario que ejecuten con plena conciencia del estado de las cosas que están en su control.
¿En dónde están en cada etapa del proceso? ¿Cuál es la dinámica de tiempos disponibles? ¿Qué variables inciden favorable o desfavorablemente al logro del objetivo? son sólo algunas de las muchas preguntas que se deben estar haciendo y respondiendo en cada revisión del proceso o tarea de las que están a cargo.
2) El desempeño debe ser visible para los involucrados correctos.- Personas o áreas no pueden ser silos impenetrables que no permitan ver si sus cargas de trabajo están en línea con las cargas del resto de la organización.
En equipos de alta exigencia mutua, los elementos críticos de operación son observables en momentos correctos y para las personas que conviene que los vean o los conozcan para balancear sus propios esfuerzos y los de terceros. Sólo una perspectiva del flujo integral permite la coordinación eficiente.
3) La repetición inteligente nutre la consistencia.- Y abona a la confiablidad integral en el proceso de conjunto. Repetir conscientemente lo más crítico de cada tarea, proceso o reporte; afinar el ‘timing’ de lo ejecutado y pulir la eficiencia comunicacional de lo reportado, es crítico para que la maquinaria mantenga su funcionamiento óptimo.
Preparar eventos de alta presión, administrar los picos operativos, recalibrar en los ciclos bajos de trabajo y más, son ecualizaciones constantes que requieren los equipos que se preparan para los momentos competitivos de mayor presión y rigor.
La sincronización de un equipo es una tarea perpetua. Cualquier operación, por bien gestionada que esté, puede salirse de ritmo por múltiples razones, no siempre previsibles. Mantener la sincronía implica trabajar los rangos de variación y, sobre todo, la agilidad necesaria para poder reaccionar oportunamente a eventos insospechados y potencialmente descarrilantes.
Operar en sincronía es crear rituales personalísimos. Es, como dirían los artistas músicos, mantener el tempo del accionar colectivo. Implica sentir la vibración óptima del actuar y gozar los sonidos de los outputs que los clientes esperan y agradecen.
Bien dicen los gurús de la dirección de empresas que la coordinación inteligente de una empresa es siempre deseable pero la sincronización armónica de una organización talentosa es indispensable.